Подготовка документации и подача заявок

Чтобы заказчик оценил предложение потенциального исполнителя и получил информацию о нем, участник тендера должен собрать определенный пакет документов. Корректное их оформление и правильный перечень – важнейшее условие участия в закупке.

Документооборот при проведении тендера регулируется Федеральными законами: государственные торги – ФЗ-44, закупки компаний с государственным участием – ФЗ-223. Закупки частных компаний не регламентируются, и поэтому перечень документов для участия может быть любым.

Процедура подачи заявок регламентирована ст.51 ФЗ-44. Главное, чтобы оформление и содержание документов отвечали требованиям, прописанным в тендерной документации и извещении о проведении закупки. Там же содержится информация о сроках и месте приема заявок.

Заявка на участие должна содержать опись документов. Требовать от участника документы, не оговоренные в ст. 51 ФЗ-44 заказчик не имеет права.

Информация о компании-участнике, которая подает заявку:

1. для юридических лиц - название и фирменное наименование, фактический и юридический адрес с индексом; для физических лиц – фамилия, имя и отчество, паспортные данные, места жительства и номер телефона;
2. выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей) или нотариально заверенная ее копия; для физических лиц – документы, удостоверяющие личность;
3. документ, который подтверждает право определенного человека на подачу документов от лица компании: приказ о назначении или избрании на должность, которая дает такие полномочия);
4. документы, подтверждающие соответствие компании-участника требованиям заказчика оговоренным в тендерной документации (лицензии, сертификаты и т.д.);
5. копии учредительных документов;
6. Коммерческое предложение: цена предлагаемого товара, объем, страна и фирма-производитель и т.д.

Если заказчик выдвигает конкретные требования или к качеству необходимых товаров или услуг, компания-участник должна предоставить документальное подтверждение способности выполнить условия.

Обеспечение заявки н участие тендере: подтверждение перечисления денежных средств или банковская гарантия.

Все документы должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью компании и подтверждены подписью уполномоченного лица. Это значит, что участник несет ответственность за подлинность предоставленных документов.